O pensamento lean (enxuto) e o seu modelo de gestão já se difundiram no mercado, pela comprovada eficiência, seus benefícios alcançados e melhora na qualidade do produto final ou serviço. Quando aplicado em indústrias, mais especificamente no chão de fábrica, podemos chamar de Lean Manufacturing e, nas áreas administrativas, o conceito é Lean Office.
As duas linhas seguem a essência do pensamento enxuto que é cortar de qualquer processo tudo o que é desperdício e não agrega valor ao cliente. Porém, pelas próprias características particulares do dia a dia de trabalho desses ambientes, encontramos tipos de desperdícios diferentes e, consequentemente, soluções diferentes.
No post de hoje, você vai entender as principais diferenças entre o Lean Office e o Lean Manufacturing e como trabalhar com cada um deles. Mas, antes, vamos revisar o conceito do pensamento enxuto.
O que é a filosofia Lean e os seus princípios
O pensamento Lean surgiu no Japão, no pós 2ª Guerra Mundial, na Toyota Motor Corporation. A empresa precisava competir com as indústrias norte-americanas, porém não dispunha do mesmo capital e nem dos grandes pátios de produção, uma vez que o país estava devastado pela guerra.
Por conta dessas limitações, os japoneses adaptaram o modo de trabalho, sem a necessidade de altos estoques, mantendo um fluxo de caixa constante e ainda atendendo a demanda do mercado com possibilidade de diversificação dos produtos. O Sistema Toyota de Produção, conhecido depois como lean (enxuto) ficou conhecido no mundo tudo pela redução da quantidade de materiais, custos e tempo.
A essência desse modo de trabalho é reduzir desperdícios durante todo o processo de produção que não trazem valor aos olhos do cliente. Além disso, também incentiva a melhora contínua dos processos em detrimento de regras rígidas e burocracias.
As principais diferenças entre o Lean Office e o Lean Manufacturing
Quando trabalhamos no chão de fábrica, estamos falando de produtos físicos e os desperdícios, na maioria das vezes, são palpáveis, como o excesso de matéria prima, produtos defeituosos e o deslocamento de material sem necessidade. Por outro lado, na área administrativa, o lean atua com fluxos de informação que independem de materiais ou fabricação, assim, estamos falando de processos e excessos não palpáveis na maioria das vezes.
Diferentes desperdícios a serem cortados
Desperdício é toda atividade que não agrega valor ao produto final ou serviço na visão do cliente. No pensamento lean, temos 7 desperdícios que devem ser evitados: tempo de espera, defeito, transporte em excesso, movimentação desnecessária, excesso de estoque, excesso de produto final e mau ou super processamento.
Ao olhar para os processos administrativos, é possível identificar desperdícios como:
- Processo para aprovação demorado;
- Tempo de espera para a aprovação;
- Envolvimento de muitas pessoas para uma aprovação ou em um processo;
- Burocracia em excesso;
- Transporte físico de documentos;
- Excesso de relatórios e cópias desnecessárias de documentos;
E, no chão de fábrica, é preciso cortar desperdícios como:
- Excesso de matéria-prima e de produto final sem a demanda do cliente;
- Produtos com defeitos;
- Espera pela finalização do trabalho da etapa anterior;
- Busca recorrente de ferramentas e materiais de trabalho;
- Transporte em excesso de materiais e produtos;
- Logística ruim das etapas de produção;
Otimização de tempo
Com a prática do lean, é possível fazer mais coisas em menos tempo e com menos o recursos, ou seja, ter uma rotina mais produtiva. Dentro dos escritórios, há diversos momentos em que os colaboradores perdem alguns minutos enquanto esperam algo e, ao somar os minutos de todos os funcionários ao longo de um ano, é possível perceber quanto de tempo não foi perdido ali e que poderia ser usado de maneira mais produtiva.
Por exemplo, o tempo perdido enquanto espera o sistema abrir, ir até a impressora para pegar um documento ou ainda uma decisão da gerência que demora para sair e o funcionário precisa atrasar toda uma cadeia de eventos por conta disso.
Na indústria também temos esse problema de tempo ocioso. Aguardar o setup de uma máquina ou mesmo a procura por uma ferramenta do dia a dia e que não foi guardada no devido lugar por um outro funcionário.
Pessoas envolvidas nas melhorias
Uma das partes mais importantes do lean são os eventos Kaizen (palavra japonesa que significa melhoria). Os próprios colaboradores envolvidos no processo são incentivadas a sugerirem mudanças, ao invés de esperar uma pessoa externa para isso, uma vez que são elas que conhecem o dia a dia e os principais problemas da rotina.
No administrativo, os envolvidos em um evento kaizen seriam a pessoa responsável pela atividade, seu supervisor e até um terceiro colaborador com experiência no assunto ou relacionado. Já na linha produtivo, os envolvidos são os operadores da máquina, o encarregado deles e o supervisor do setor.
A essência do lean e o objetivo são os mesmos em qualquer segmento, mas o modo que é trabalhado muda conforme o processo e o fluxo de valor. Perceba que, mesmo em uma mesma indústria, podemos ter o lean manufacturing no chão de fábrica e o lean office na parte administrativa.
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